Wspólny Sekretariat Techniczny informuje wnioskodawców o decyzji Komitetu Monitorującego ( w przypadku Programu Współpracy Transgranicznej Południowy Bałtyk 2007-2013 o decyzji Komitetu Sterującego) dotyczącej współfinansowania ich propozycji projektów. Następnie Wspólny Sekretariat Techniczny przygotowuje stosowne dokumenty umożliwiające podpisanie z partnerem wiodącym Umowy o dofinansowanie ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (projekty realizowane w programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej) lub Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (projekty realizowane w programach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa). Umowa określa warunki, na jakich dla danego projektu przyznawane jest współfinansowanie. Umowa jest podpisywana przez Instytucję Zarządzającą lub inną instytucję do tego uprawnioną z partnerem wiodącym, który jest odpowiedzialny za:
-
zapewnienie realizacji całego projektu (rzeczowej i finansowej),
-
przekazanie dofinansowania należnego poszczególnym partnerom projektu.
Każdy beneficjent uczestniczący w projekcie powinien realizować działania uzgodnione z innymi partnerami i opisane w harmonogramie projektu. Wszyscy partnerzy przyjmują na siebie odpowiedzialność w przypadku wystąpienia jakichkolwiek nieprawidłowości w zakresie zadeklarowanych przez siebie wydatków.
Partnerzy wiodący dokonują ustaleń dotyczących ich relacji z innymi partnerami projektu w formie Umowy partnerskiej zawierającej szczegółowe zasady dotyczące podziału zadań oraz obowiązki pomiędzy partnerami uczestniczącymi w projekcie.