Sprawozdawczość odbywa się systematycznie i terminowo przez cały okres programowania. Sprawozdawczość realizowana jest na wszystkich poziomach instytucjonalnych wdrażania programu (czyli przez wszystkie instytucje zaangażowane we wdrażanie danego programu) oraz przez wszystkich beneficjentów programu operacyjnego.
Ciebie najbardziej interesują obowiązki w zakresie sprawozdawczości na poziomie beneficjenta – partnera, związane z realizacją przyznanego na podstawie Umowy o dofinansowanie.
W programach Europejskiej Współpracy Terytorialnej kwalifikowalne wydatki poniesione w trakcie realizacji projektu są zwracane na zasadzie refundacji, czyli beneficjent najpierw musi ponieść wydatek i udokumentować go (przedstawić dowód jego poniesienia) a dopiero potem otrzyma jego zwrot.
By otrzymać zwrot poniesionych w ramach projektu wydatków należy – w zależności od przyjętych w danym programie zasad – dołączyć raport z częściowej lub końcowej realizacji projektu, którego częścią jest Wniosek o płatność lub Wniosek o płatność oraz raport z częściowej lub końcowej realizacji projektu.
W przypadku programów współpracy transgranicznej realizowanych w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa partner wiodący składać będzie raporty z realizacji projektu (obejmujące część finansową) łącznie z Wnioskiem o zaliczkę/ płatność pośrednią/ raportem końcowym z realizacji projektu.
Dokładne terminy składania tego typu dokumentów tj. raportów i Wniosku o płatność określają dokumenty wdrożeniowe danego programu np Uszczegółowienie, Podręcznik beneficjenta oraz Umowa o dofinansowanie, przy czym zalecane jest przedkładanie ich co najmniej raz na 3 miesiące, licząc od momentu podpisania Umowy o dofinansowaniu