Weryfikacje wydatków i projektów (w aspekcie formalnym, finansowym, technicznym i rzeczowym) polegają w szczególności na:
-
weryfikacji wydatków poniesionych w ramach programu,
-
kontroli projektów na miejscu, która może być przeprowadzana na próbie projektów.
Wydatki poszczególnych partnerów projektu zanim zostaną zrefundowane podlegają kontroli, czyli ocenie ich poprawności i kwalifikowalności w ramach programu. W przypadku programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej jest ona przeprowadzana na poziomie krajowym przez kontrolerów I stopnia (tzw. kontrolerów z art. 16), którzy wydają stosowny certyfikat – poświadczenie o ich poprawności. Zadaniem kontrolera jest sprawdzenie czy wydatki zawarte w dowodach księgowych (na fakturach, rachunkach itp.) są niezbędne do realizacji projektu, zgodne z harmonogramem rzeczowo-finansowych wniosku projektowego.
W programach współpracy transgranicznej Europejskiej Współpracy Terytorialnej taką rolę będą pełniły urzędy wojewódzkie właściwe dla danego obszaru wsparcia.
W programach współpracy transgranicznej w ramach Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa kontrola wydatków będzie prowadzona przez Wspólny Sekretariat Techniczny. Beneficjent- partner wiodący każdego projektu, zobowiązany będzie do dostarczenia raportu z audytu w którym poświadczone będą między innymi poniesione wydatki i ich kwalifikowalność zgodnie z programem oraz zapisami podpisanej Umowy o dofinasnowanie.
Wymagane jest przechowywanie informacji i dokumentów dotyczących wszystkich przeprowadzonych weryfikacji i kontroli tj. informacji i dokumentów dotyczących zakresu, terminu oraz wyników weryfikacji i kontroli, a także środków podjętych w wyniku wykrycia nieprawidłowości.
Weryfikacja Wniosków o płatność
Weryfikacja Wniosków o płatność składa się z następujących podstawowych etapów:
-
Wniosek o płatność wraz z zestawieniem faktur lub innych równoważnych dowodów księgowych potwierdzających poniesienie wydatku w projekcie oraz opinią kontrolera (nie dotyczy płatności zaliczkowej w programach EISP) przekazywany jest do właściwej instytucji odpowiedzialnej za weryfikację (wszystkich lub próbki dokumentów w zależności od programu) Wniosków o płatność. W przypadku programów Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa opinia kontrolera nie jest wymagana, jedynie w przypadku Wniosku o dokonanie płatności końcowej należy załączyć raport z audytu projektu,
-
następnie Wniosek poddawany jest weryfikacji (formalnej, merytorycznej i rachunkowej),
-
dane na temat wniosku oraz wynik weryfikacji rejestrowany jest w systemie informatycznym.
Wniosek o płatność wraz z wymaganymi załącznikami służy uznaniu i potwierdzeniu kwalifikowalności wydatków. Weryfikacja obejmuje sprawdzenie Wniosku o płatność oraz dokumentacji poświadczającej poniesienie wydatków, przedkładanej w ramach Wniosku o płatność (nie dotyczy Wniosku o płatność zaliczkową). Weryfikacja Wniosku o płatność przeprowadzana jest z zachowaniem zasady „dwóch par oczu”, co oznacza, że każdy Wniosek o platność weryfikowany jest przez co najmniej dwie osoby.
Po pozytywnej weryfikacji, następuje refundacja poniesionych przez Ciebie wydatków lub wypłata zaliczki (w przypadku programów Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa) .
Kontrola projektów na miejscu
Kontrola projektów na miejscu jest formą weryfikacji wydatków potwierdzającą, że działania zaplanowane we Wniosku o dofinansowanie zostały zrealizowane, współfinansowane towary i usługi zostały dostarczone oraz że zadeklarowane przez Ciebie wydatki na projekt zostały rzeczywiście poniesione i są zgodne z zasadami wspólnotowymi i krajowymi.
Kontrola w miejscu realizacji projektu lub w Twojej siedzibie składa się z następujących podstawowych etapów:
- zaplanowania czynności kontrolnych (zebranie dokumentów i informacji o projekcie; powołanie zespołu kontrolującego; sporządzenie upoważnień do kontroli),
- przekazania zawiadomienia o kontroli,
- przeprowadzenia czynności kontrolnych,
- sporządzenia i przekazania instytucji kontrolowanej informacji pokontrolnej wraz z ewentualnymi zaleceniami pokontrolnymi,
- przekazania na wniosek upoważnionej instytucji, informacji pokontrolnej wraz z zaleceniami pokontrolnymi, zgodnie z obowiązującymi przepisami i procedurami,
- raportowania o ewentualnych nieprawidłowościach.
Po pomyślnej kontroli na zakończenie projektu oraz pozytywnej weryfikacji Twojego Wniosku o płatność końcową można uznać, że Twój projekt został zamknięty. Jeżeli jeszcze nie rozpocząłeś kolejnego projektu w ramach programu EWT lub EISP, możesz śmiało szykować się do następnego naboru!