Portal Funduszy Europejskich

Instytucja Zarządzająca, na podstawie art. 14 ust. 1 Rozporządzenia nr 1080/2006, po konsultacji z państwami członkowskimi objętymi działaniem PWT, powołuje Wspólne Sekretariaty Techniczne, którym deleguje część swoich zadań. Zgodnie z art. 12 Rozporządzenia nr 1828/2006, powierzenie przez IZ wykonywania części zadań następuje w drodze formalnego porozumienia.

Zgodnie z powyższym Instytucja Zarządzająca zawarła 19 lutego 2008 r. pisemne porozumienie z Fundacją „Fundusz Współpracy”, które określa zakres powierzonych zadań oraz szczegółowo przedstawia obowiązki WST.   

•  Prowadzenie naborów wniosków o dofinansowanie projektu, w tym:
• Przygotowanie we współpracy z IZ wzorów dokumentów dla beneficjentów PW (wytyczne, podręczniki, instrukcje do obowiązujących dokumentów);
• Ogłoszenie naboru wniosków;
• Przyjmowanie i rejestrowanie wniosków o dofinansowanie projektu;
• Dokonywanie oceny formalnej oraz koordynacja i udział w ocenie merytorycznej wniosków o dofinansowanie projektu;
• Kontraktowanie ekspertów zewnętrznych do oceny wniosków i organizowanie, w razie potrzeby, posiedzeń eksperckich;
• Przygotowywanie listy rankingowej dla KS wraz z kartą informacyjną dla każdego projektu, zawierającą m.in. krótki opis projektu oraz streszczenie procedury oceny danego projektu;
• Informowanie każdego z wnioskodawców o wynikach rozpatrzenia jego wniosku;
• Zamieszczanie listy projektów zatwierdzonych do dofinansowania przez KS na stronie internetowej Programu.
• Zapewnienie obsługi technicznej prac KM i KS, w tym:
• Przygotowywanie niezbędnych materiałów, dokumentów oraz ekspertyz na posiedzenia KM i KS
• Sporządzanie zaproszeń, protokołów i innych dokumentów z posiedzeń;
• Wdrażanie właściwych decyzji podjętych przez KM;
• Wdrażanie właściwych decyzji podjętych przez KS, w tym przede wszystkim nadzorowanie procesu wypełniania warunków zaakceptowania wniosku o dofinansowanie w przypadku takiej decyzji KS;
• Przeprowadzenie procedury obiegowej zgodnie z Regulaminem KM lub Regulaminem KS.
• Doradztwo dla wnioskodawców, w tym:
• Zapewnienie funkcjonowania komórki obsługującej beneficjentów, której zadaniem jest udzielanie wszelkich informacji dotyczących zasad ubiegania się o dofinansowanie, kwalifikowalności kosztów, wniosków projektowych, procedur udzielania dofinansowania na projekt, a następnie udzielanie pomocy i wsparcia na każdym etapie realizacji projektu tj. zasad wdrażania projektu, dokonywania płatności, rozliczeń etc.;
• Współpraca z PK i RPK. 
• Informacja i promocja programu, w tym:
• Publikacja oraz kolportaż ulotek i materiałów informujących o programie;
• Produkcja oraz dystrybucja materiałów promocyjnych program;
• Organizowanie konferencji i seminariów skierowanych do potencjalnych oraz istniejących beneficjentów;
• Organizowanie szkoleń i warsztatów dla beneficjentów;
• Prowadzenie i aktualizowanie strony internetowej programu;
• Rozpowszechnianie publikacji;
• Współpraca z mediami w zakresie informowania o możliwości uzyskania pomocy w ramach programu;
• Przygotowywanie, w konsultacji z RPK i PK, rocznego planu działań informacyjno – promocyjnych programu wraz z indykatywnym budżetem oraz przekazanie ww. planu do akceptacji IZ w określonych terminach;
• Kontrolę nad wykorzystaniem wizerunku (logotypu) programu;
• Używanie logo programu, emblematu Unii Europejskiej oraz informacji o dofinansowaniu z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w dokumentach, publikacjach, na konferencjach, seminariach, spotkaniach roboczych itp.;
• Wsparcie IZ w zadaniach związanych z monitoringiem programu, w tym:
• Współpraca z IZ w procesie wdrożenia i wykorzystywanie KSI (SIMIK 07-13) do celów gromadzenia i przetwarzania danych dotyczących PWT;
• Przygotowywanie analiz, zestawień i raportów bieżących oraz sprawozdań rocznych i końcowych z realizacji programu. Przekazywanie ww. dokumentów do IZ.
• Wsparcie IZ w zakresie wdrażania programu:
• Przygotowywanie umów o dofinansowanie oraz ich wysyłanie w imieniu IZ do BW w celu ich podpisania, a następnie w miarę potrzeb aneksów do zawartych umów;
• Koordynacja sieci kontrolerów I-go stopnia oraz wsparcie grupy audytorów;
• Przekazywanie do IZ podpisanych umów o dofinansowanie / aneksów wraz z kompletem załączników po upewnieniu się, że zostały prawidłowo podpisane przez BW;
• Weryfikacja pod względem formalnym i merytorycznym w oparciu o właściwe listy sprawdzające otrzymywanych od BW okresowych oraz końcowych Raportów
  z postępu realizacji projektu oraz przekazywanie zweryfikowanych Raportów do IZ.
• Przechowywanie wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektów i programu, w szczególności dokumentów dotyczących wydatków i kontroli wymaganych dla zapewnienia odpowiedniej ścieżki audytu zgodnie z wymaganiami art. 90 Rozporządzenia nr 1083/2006 oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 59 ust. 2 Rozporządzenia nr 1083/2006 Instytucja Zarządzająca ponosi odpowiedzialność za wszystkie delegowane przez siebie zadania. Zawarte pomiędzy Instytucją Zarządzająca, a Fundacją „Fundusz Współpracy” porozumienie określa kwestie dotyczące kontroli Instytucji Zarządzającej zadań delegowanych do Wspólnych Sekretariatów Technicznych. Zapewniono również, że komórki organizacyjne Fundacji „Fundusz Współpracy” pełniące funkcję Wspólnych Sekretariatów Technicznych będą merytorycznie niezależne od innych komórek realizujących zadania statutowe podmiotu, czy też realizujących zadania wynikające z innych umów zawartych przez Fundację „Fundusz Współpracy”.