Portal Funduszy Europejskich

Na podstawie zawartego Porozumienia  Wojewodzie pełniącemu rolę Kontrolera pierwszego stopnia powierzone zostają następujące zadania:

1. w ramach przeprowadzania procesu kontroli;
• przeprowadzenie kontroli dokumentacji w siedzibie Wojewody oraz w formie kontroli na miejscu realizacji projektu, w zakresie weryfikacji dostarczenia towarów i usług stanowiących przedmiot dofinansowania zgodnie z zasadami określonymi we wspólnotowych i krajowych przepisach prawa, Programie Operacyjnym, Podręczniku Programu i Wytycznych  do kontroli,
• potwierdzanie kwalifikowalności i zasadności wydatków zadeklarowanych dla działań lub ich części wdrażanych przez beneficjentów pochodzących z terytorium Polski jak również zgodności tych wydatków i związanych z nimi operacji lub ich części z przepisami wspólnotowymi i krajowymi,
• sporządzanie informacji pokontrolnej z kontroli na miejscu realizacji projektu oraz formułownie ewentualnych zaleceń pokontrolnych,
• wystawianie Certyfikatu kontroli pierwszego stopnia, dla beneficjentów pochodzących z obszaru działania Wojewody,
• przeprowadzanie wizyt monitorujących na miejscu realizacji projektów,
• sporządzanie rocznych planów kontroli na miejscu realizacji projektów oraz okresowych zestawień dotyczących przeprowadzenia kontroli na miejscu realizacji projektów,
• udzielanie beneficjentom informacji związanych z przeprowadzaną kontrolą w zakresie dostępnym dla beneficjenta,
2. w ramach współpracy z IZ;
• informowanie Instytucji Zarządzającej o każdym przypadku zaistnienia nieprawidłowości zgodnie z Wytycznymi w zakresie informowania o niprawidłowościach, a  także udzielania Instytucji Zarządzającej informacji niezbędnych do celów statystycznych, monitoringu finansowego i badania efektywności Programu,
• przygotowanie dla beneficjentów wskazówek dotyczących zasad rozliczenia wydatków w  ramach projektów, w oparciu o wymagania określone przez IZ oraz we współpracy z innymi kontrolerami działającymi na podstawie art. 16 Rozporządzenia 1080/2006 w ramach Programu,
• współpraca przy organizacji szkoleń na temat kontroli pierwszego stopnia
  dla beneficjentów dotyczących rozliczenia projektu w zakresie kontroli pierwszego stopnia,
• opiniowanie zmian dokumentów dotyczących projektu lub jego części na wniosek Instytucji Zarządzającej,
• w realizacji jej obowiązków związanych z:
• opracowywaniem, koordynowaniem i aktualizowaniem procedur kontroli finansowej
• przygotowywaniem oraz aktualizowaniem dokumentów programowych oraz wytycznych krajowych
3. w ramach współpracy z WST;
• sporządzanie podsumowania kontroli przeprowadzonej na miejscu niezwłocznie pouzyskaniu ostatecznej  informacji pokontrolnej  i przesłania go do WST,
• współpraca przy organizacji szkoleń na temat kontroli pierwszego stopnia
  dla beneficjentów dotyczących rozliczenia projektu w zakresie kontroli pierwszego stopnia,
4. w ramach zapewnienia warunków kadrowych, technicznych i organizacyjnych
   do wykonywania obowiązków;
• zapewnienie właściwej struktury organizacyjnej z podziałem zadań pomiędzy stanowiska pracy zaangażowane w system wdrażania,
• sporządzenie opisów stanowisk pracy,
• przygotowanie i stosowanie własnych Instrukcji Wykonawczych opracowanych zgodnie z  wytycznymi Instytucji Zarządzającej
5. w ramach poddania się kontroli;
• poddanie się się audytowi zgodności, przeprowadzanemu przez Instytucję Audytową, zgodnie z art. 71 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 roku,
• poddania się kontroli w zakresie prawidłowej realizacji jego obowiązków określonych w Porozumieniu, przeprowadzanej przez:
•  Instytucję Zarządzającą lub upoważniony podmiot działający
  w jej imieniu,
• Instytucję Audytową lub upoważniony podmiot działający
  w jej imieniu,
• Instytucję certyfikującą lub upoważniony podmiot działający
  w jej imieniu,
• Inne podmioty uprawnione do jej przeprowadzenia
6. w ramach innych obowiązków wynikających z zawartego z IZ Porozumienia itp.
• uczestniczenia w spotkaniach i grupach roboczych związanych z kontrolą zarówno
  na poziomie krajowym jak i międzynarodowym

Kontrola I stopnia w Programie INTERREG IVC, Programie dla Europy Środkowej i Programie Region Morza Bałtyckiego

Zadaniem kontrolerów jest zweryfikowanie, czy wydatki zgłoszone przez partnera wiodącego/partnera w każdym raporcie spełniają następujące warunki:

• poniesione koszty są kwalifikowalne.
• warunki wyznaczone przez program, zatwierdzone wnioski i umowy o dofinansowanie są przestrzegane,
• faktury i płatności są poprawnie rejestrowane i odpowiednio udokumentowane,
• czy działania rzeczywiście miały miejsce i czy kontraktowane towary i usługi zostały dostarczone,
• czy zasady wspólnotowe były respektowane zwłaszcza w odniesieniu do informacji, publikacji,
  zamówień publicznych, równych szans oraz ochrony środowiska.

Kontroler jest odpowiedzialny za dobór metod i technik kontroli zgodnie z międzynarodowymi i krajowymi standardami audytu. Kontrolerzy muszą być zaznajomieni z treścią następujących dokumentów w celu zapewnienia możliwości potwierdzania zgodności z zawartymi tam przepisami:

• rozporządzenia i dyrektywy UE, w szczególności
• rozporządzenie (WE) 1080/2006
• rozporządzenie (WE) 1083/2006
• rozporządzenie (WE) 1828/2006
• dyrektywa (WE) 2004/18/EC (dotycząca zamówień publicznych)
• dalsze przepisy i wytyczne krajowe (np. prawo zamówień publicznych),
• podręcznik programu,
• umowa o dofinansowaniu,
• umowa partnerska.

Kontrolerzy muszą wziąć pod uwagę fakt, że w momencie podpisywania raportu z kontroli za dany okres sprawozdawczy, potwierdzają pełną kwotę kwalifikowanych wydatków. W celu uzyskania pewności, że wszystko jest w porządku, kontrolerzy powinni więc sprawdzać 100 proc. wydatków. Jedynie w szczególnie uzasadnionych wypadkach dozwolona jest kontrola próby pod warunkiem, że metoda, dobór i rezultaty są w pełni udokumentowane i dostarczają odpowiednich dowodów umożliwiających poświadczenie całości wydatków.

Kontrolerzy muszą także sprawdzać, czy zgłoszone działania miały miejsce, zamówione towary, roboty i usługi zostały dostarczone lub są w trakcie realizacji. W związku z tym wymagane są kontrole na miejscu, które umożliwią zdobycie wystarczających dowodów i pozwolą na wyrobienie sobie opinii na ten temat.

Dla polskich partnerów programu przewidziano dwie możliwości kontroli I stopnia:

1. Wszyscy polscy partnerzy projektów INTERREG IVC w ramach scentralizowanego systemu mogą korzystać z kontroli wydatków i ich potwierdzenia przez Władzę Wdrażającą Programy Europejskie:
   
   Implementing Authority for European Programmes
   Wspolna 2/4, IV Floor
   00-926 Warsawa
   Tel.: +48 22 461 87 39, +48 22 461 86 58
   Fax: +48 22 461 87 22
   
   Contact person:
   Ms. Sylwia Tyszko
   Tel.: + 48 22 461 88 04
   e-mail: sylwia.tyszko@wwpe.gov.pl
   
   Czynności te przeprowadzane są nieodpłatnie.
   
   
2. Partnerzy z Urzędów Marszałkowskich, Województw, Ministerstw i innych organów centralnych mogą wybrać zdecentralizowany system i zaproponować swojego wewnętrznego niezależnego kontrolera. Propozycje takie winny być składane do:
   
   Ministerstwo Rozwoju Regionalnego
   Departament Współpracy Terytorialnej
   Wspólna 2/4
   00-926 Warszawa
   
   Kontakt:
   Tel.: +48 22 330 31 05
   Fax: +48 22 330 31 56
   e-mail: (sekretariat) dwt@mrr.gov.pl